Erfgoedinzicht
De erfgoeddatabank Erfgoedinzicht (Picturae, Adlib/Axiell) werd ontwikkeld door de Provincies Oost- en West-Vlaanderen. Met de overdracht van de provinciale bevoegdheden op 1 januari 2018 werd Erfgoedinzicht samen met Erfgoedplus.be binnen het Departement Cultuur, Jeugd en Media ondergebracht. Het Departement CJM staat in voor de continuïteit van beide erfgoeddatabanken tot een vernieuwde (gemeenschappelijke) infrastructuur operationeel is.

Toekomst erfgoeddatabanken
In 2019 werd de studieopdracht ‘Plan Integratie Erfgoeddatabanken’ (Delaware) uitgebracht. Delaware formuleerde strategische adviezen. Vervolgens onderzocht FARO, meemoo en VKC, in opdracht van het departement, hoe deze strategische adviezen zich in de praktijk kunnen vertalen. De rapporten van dit vooronderzoek kan men raadplegen op de webpagina 'Toekomst Erfgoeddatabanken' van CJM

Collectiebeherend en collectiehoudend
De studie van FARO, meemoo en VKC bevestigt de conclusies van Delaware. In een vernieuwde databankinfrastructuur is er vraag naar een performant, flexibel maar complex collectiebeheerssysteem voor professionele collectiebeherende instellingen (musea) en een laagdrempelig maar kwalitatief registratiesysteem voor niet-professionele collectiehoudende organisaties (heemkundige kringen, kerkfabrieken, lokale verzamelingen,...).

Waarom een datamigratie?
Alle inventarissen van niet-professionele collecties worden over enkele jaren ondergebracht binnen een vernieuwd registratieplatform. In de (nabije) toekomst is het eenvoudiger om alle inventarissen van collectiehoudende organisaties in één beweging vanuit één systeem over te zetten. Daarom werd alvast besloten om tot de huidige datamigratie over te gaan. De verhuis naar het Erfgoedregister is een voorbereiding op een toekomstige omschakeling.

1. ERFGOEDREGISTER

Wat is het Erfgoedregister?
Het Erfgoedregister is een laagdrempelig registratiesysteem. Het werd specifiek ontwikkeld voor niet-professionele erfgoedcollecties. Alle niet-professionele collecties uit Erfgoedinzicht worden in het Erfgoedregister ondergebracht. We starten hierbij met de kerkelijke inventarissen. De datamigratie wordt uitgevoerd in samenwerking met de erfgoedcellen.

Erfgoedregister kort samengevat:

• online registratiesysteem
• enkel een PC/laptop en een internetverbinding nodig
• elke kerk krijgt enkel zicht op de eigen inventaris
• één collectiecode met paswoord
• geen rollenbeheer of persoonsgebonden paswoorden
• vanuit meerdere computers werken in één collectie
• het Excel-invulsjabloon wordt niet meer gebruikt
• rechtstreeks werken in het Erfgoedregister
• internationale standaarden voor registratie
• opleidingen in samenwerking met erfgoedcellen en PARCUM

>> Lees meer over Erfgoedplus.be en het Erfgoedregister. (PDF)

U wilt uw inventaris raadplegen? Lees hiervoor de korte handleiding "Snel aan de slag met het Erfgoedregister" onderaan deze pagina.

2. DATAMIGRATIE

Erfgoedcellen - sleutelrol
De erfgoedcellen nemen een centrale plaats in. Zij zijn het beste op de hoogte van de lopende en startende inventarissen. De erfgoedcellen vormen de schakel tussen de kerkelijke collectie en de Vlaamse erfgoeddatabanken.

Met de erfgoedcellen hebben we afgesproken dat we rekening houden met de lopende inventarissen. Inventarissen die voor 2021 werden opgestart, zijn vaak nog bezig met het Excel-invulsjabloon. Deze worden pas gemigreerd wanneer men stopt in het Excel-invulsjabloon.

Datamigratie - overzicht
Om hier zicht op te krijgen, hebben we via de erfgoedcellen een overzicht opgevraagd. We kunnen een aantal groepen onderscheiden:

1. Kerkelijke collecties die vanaf 2021 van start gaan, beginnen rechtstreeks in het Erfgoedregister. Het Excel-invoersjabloon wordt niet meer gebruikt. Deze kerkfabrieken zijn inmiddels al aan de slag in het Erfgoedregister. (20 collecties)
2. Kerkelijke collecties met een inventaris in Erfgoedinzicht en die niet bezig zijn met een actualisatie. Dit zijn niet-actieve inventarissen. Deze worden het eerste gemigreerd. (236 inventarissen -> FASE1)
3. Kerkelijke collecties die voor 2021 in het Excel-invoersjabloon van start zijn gegaan, en die de inventaris bijna hebben afgerond. Het Excel-invoersjabloon wordt eerst bewerkt voor Erfgoedinzicht en nadien gemigreerd naar het Erfgoedregister. (21 inventarissen -> FASE2)
4. Kerkelijke collecties die voor 2021 in het Excel-invoersjabloon van start zijn gegaan, en die nog een groot deel van dit jaar nodig hebben om het werk af te ronden. Het Excel-invoersjabloon moet ook nog bewerkt voor Erfgoedinzicht. Deze worden als laatste gemigreerd. (50 inventarissen -> FASE3)
5. Voor 63 kerkelijke collecties is het nog onduidelijk of men een actualisatie uitvoert en of men al dit jaar van start wil gaan met een inventaris.
6. Op de rondvraag hebben 99 kerkelijke collecties aangegeven nog niet gestart te zijn met een inventaris en pas later (ten vroegste 2022) te willen beginnen. Hier zijn geen data om te migreren. Ze starten later rechtstreeks in het Erfgoedregister.
7. Uitzonderlijk is er een groep kerkelijke collecties met een professionele museale werking. Deze 7 collecties blijven verder werken in Erfgoedinzicht.

Datamigratie - volgorde
Afgelopen weken werden testmigraties uitgevoerd op 12 kerkelijke collecties uit Brugge. Deze testen werden gebruikt om het proces bij te sturen en de verbeteren. Wanneer het script gebruiksklaar is, gaan we van start met de feitelijke datamigratie.

1. We starten eerst met de datamigratie kerkelijke collecties uit FASE1.
2. Aansluitend beginnen we met de kerkelijke collecties uit FASE2.
3. Vervolgens migreren we de data van kerkelijke collecties uit FASE3.
4. We sluiten af met de inventarissen uit FASE2 en FASE3 waarbij het aanleveren van het Excel-invoersjabloon vertraging oplie

Datamigratie - verloop

• De datamigratie verloopt in groepen van 10 tot 15 inventarissen.
• De gehele datamigratie wordt verdeeld over 22 conversie-bewegingen (groepen).
• Vooraf worden de erfgoedcellen op de hoogte gebracht welke inventarissen worden gemigreerd.
• De erfgoedcellen kunnen op hun beurt de beheerders van de kerkelijke collecties op de hoogte brengen.
• Gelijktijding worden de logincodes bezorgd.
• Kerkfabrieken waarvoor nog geen overeenkomst werd aangemaakt, ontvangen een samenwerkingsovereenkomst. (Kerkfabrieken met een overeenkomst rond Erfgoedinzicht, hoeven geen nieuwe overeenkomst te ondertekenen.)
• Na elke migratie worden controles uitgevoerd. Ook erfgoedcellen en kerkelijke collecties kunnen hierin helpen. Indien nodig wordt het overzetten van de data opnieuw uitgevoerd.

3. PRAKTISCHE AFSPRAKEN

Excel-invulsjabloon
Het Excel-invulsjabloon wordt voortaan niet meer gebruikt. Inventarissen die voor 2021 in het Excel-invulsjabloon werden opgestart, worden nog geconverteerd. Inventarissen vanaf 2021 starten rechtstreeks in het Erfgoedregister.

Men is nog (lang) niet klaar met het Excel-invulsjabloon?
Om organisatorische redenen zullen we op een bepaald moment de overstap moeten maken naar het Erfgoedregister. Op dat moment wordt de inventarisatie in het Excel-invulsjabloon stopgezet. De data worden gevalideerd, overgezet naar Erfgoedinzicht en meteen gemigreerd naar het Erfgoedregister. Vanaf dan kan men de inventaris voortzetten in het Erfgoedregister. Dit moment wordt in samenspraak met de erfgoedcellen besproken.

Nummering kerkelijke objecten
Voor het nummeren van religieuze objecten - én voor de bestandsnamen van de afbeeldingen - werden voor Erfgoedinzicht specifieke afspraken gehanteerd. Voor de continuïteit wordt aangeraden om de afspraken voor nummering van Erfgoedinzicht voort te zetten.

Bij objecten het unieke POV en PWV nummer van de kerk met oplopend volgnummer;

• POV.0125.0001, POV.0125.0002, POV.0125.0003, (...)
• tot en met als laatste object POV.0125.0345
• nadien nieuw verworven objecten doornummeren - POV.0125.0346, POV.0125.0347, POV.0125.0348, (...)

Bij foto's het inventarisnummer met oplopend volgnummer;

• meerdere foto's van object nr. PWV.5000.0137;
• PWV.5000.0137_01.jpg, pwv.5000.0137_02.jpg, PWV.5000.0137_03.jpg, (...)

Opleidingen?
De Vlaamse erfgoeddatabanken werken samen met PARCUM. Raadpleeg de agenda van PARCUM voor de "Basiscursus inventariseren in een kerk". Zowel in het voorjaar als in het najaar wordt in elke provincie een basiscursus inventariseren georganiseerd. Leren werken met het Erfgoedregister maakt deel uit van deze cursus.

Voor meer informatie over de migratie en de opleidingen kan u terecht bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media (CJM), Team Cultuurgoederen (erfgoeddatabanken@vlaanderen.be - 02 553 42 95).

>> Snel aan de slag met het Erfgoedregister (korte handleiding voor een snelle introductie) (PDF)
>> Loginscherm Erfgoedregister
>> Contactgegevens Erfgoedplus.be / Erfgoedregister
>> Overzicht religieuze (kerkelijke) collecties
>> Ondersteuning en documentatie (handleidingen, opleidingen en instrumenten)